USTAWA z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją w artykule w art. 94 pkt 9a i 9b wprowadza zasadnicze zmiany w zakresie sposoby postępowania z dokumentacja pracowniczą:

• 9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
• 9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Powyższe wymogi można w sposób kompleksowy spełnić wdrażając system Archiwum firmy ARISCO. Struktura programu pozwala na prowadzenie:

1. wykazu spisów zdawczo-odbiorczych teczek osobowych,
2. wykazu teczek osobowych,
3. wykazu spraw teczek osobowych,
4. wykazu postaci elektronicznych teczek osobowych (współpraca z modułem ADOK),
5. operacji wypożyczania teczek osobowych,
6. operacji niszczenia teczek osobowych po upływie terminu wynikającego z kategoryzacji danego rodzaju dokumentacji.

System zawiera wszystkie aktualnie obowiązujące wydruki spisów zdawczo-odbiorczych oraz zapewnia możliwość tworzenia własnych wzorów drukowania kart teczek osobowych jak i kart udostępnienia.