Gmina przyjmując zgłoszenie zobligowana jest do przeprowadzenia oględzin planowanego miejsca usunięcia drzew w terminie 21 dni od dnia ich zgłoszenia. W ramach oględzin urzędnik powinien ustallić:

1. gatunek drzew,
2. obwody na wysokości 5cm.

Dokonanie oględzin w terenie powinno skutkować wprowadzeniem danych na karcie zgłoszenia programu GOMiG Wycinka Drzew. W ramach szczegółowych informacji, operator programu ma możliwość zdefiniowania poniższych danych:

• numer obrębu,
• numer działki,
• adres nieruchomości - powiązanie danych nieruchomości z bazą GOMIG,
• gatunek drzewa - wybór gatunku ze zdefiniowanej listy słownika,
• obwód pnia (dostępna ,możliwość określenie pnia obwodu na wysokości 5 cm ilość 135 cm),
• ilość pni,
• uwagi - dodatkowe pole tekstowe.