Proces rejestrowania dokumentów jest oddzielony od procesu księgowania, co umożliwia gruntowną weryfikację zarejestrowanych informacji.

Jak już zaznaczono, dowody księgowe stanowią podstawową informację wejściową dla systemu. Na ich podstawie użytkownik tworzy w dziennikach określone dokumenty księgowe. Możliwe jest automatyczne tworzenie dokumentów księgowych dla typowych powtarzających się operacji z wykorzystaniem tzw. automatów dekretujących.

Dokument księgowy może składać się z wielu pozycji. Jedna pozycja to jeden dekret księgowy, może on dotyczyć jednego konta (jego strony WN lub MA) - mówimy wówczas o dekrecie jednostronnym, lub dwóch kont tzn. konta WN i konta MA. Mówimy wówczas o dekrecie dwustronnym.

Bezpośrednio po utworzeniu dokumentu księgowego obroty kont, których dotyczą poszczególne pozycje nie ulegają zmianie. Dokument taki można wydrukować lub sprawdzić z dowodami źródłowymi, a w razie wykrycia pomyłki poprawić bądź nawet usunąć z systemu. Dopiero gdy uznamy dokument za poprawny możemy dokonać operacji jego zaksięgowania.

Dokumenty mogą być rejestrowane przez kilku, niezależnie pracujących użytkowników. Prawo do uruchamiania poszczególnych funkcji systemu może być ograniczone poprzez mechanizm haseł o odpowiednich priorytetach.